フルリモートなのに、代表電話だけは誰かが出なきゃいけない問題

フルリモート化した会社に、なぜか残り続ける「電話番」

コロナ禍をきっかけに、オフィスを持たない、あるいは出社を最小限にした「フルリモート」「ハイブリッドワーク」の企業が急速に増えました。会議はすべてオンライン、資料はクラウドで共有、雑談すらチャットツールで完結する——そんな会社も珍しくありません。

ところが、そこまで働き方を刷新した会社でも、なぜか一つだけ昔のまま残っている業務があります。それが「代表電話への対応」です。

「オフィスに誰もいないので、代表電話が鳴っても取れる人がいない」 「結局、社長個人の携帯に転送しているが、会議中は出られない」 「担当者不在の電話を、誰がいつ折り返すのか曖昧なまま放置されている」

こうした状況、心当たりがある方も多いのではないでしょうか。働き方は自由になったはずなのに、電話対応だけが物理的な制約に縛られたままなのです。

ある日のワンシーン:オフィスに誰もいない10時

平日の午前10時。エンジニアは各自の自宅やコワーキングスペースで作業中、営業担当は客先へ直行、バックオフィス担当も今日は在宅——。オフィスには物理的に誰もいません。

そこに、代表電話が鳴ります。

以前からの取引先かもしれませんし、新規の問い合わせかもしれません。しかし、誰もその電話に出られる状態にありません。転送先に設定している社長のスマートフォンも、ちょうどオンライン会議の真っ最中で気づけません。

数十分後、不在着信の通知に気づいた社長が折り返そうとしますが、非通知や番号だけの表示では相手が誰かも分からず、結局そのままになってしまう——。フルリモート企業であれば、一度は似たような場面を経験したことがあるのではないでしょうか。

なぜ「電話対応」だけがリモート化に置いていかれるのか

理由は明確です。多くの業務はクラウドツールに置き換えることで、場所を問わず対応できるようになりました。しかし電話だけは、長年「オフィスの固定電話に、誰かが物理的に出る」という前提で設計された仕組みだったからです。

転送設定をして社長個人のスマートフォンに繋いだとしても、根本的な解決にはなりません。会議中であれば結局出られませんし、逆に「いつ鳴るか分からない電話」のせいで、リモートワークで得たはずの集中できる時間まで削られてしまいます(電話の中断が集中力に与える影響については、こちらの記事でも詳しく解説しています)。

さらに厄介なのは、「誰が対応すべきかが曖昧なまま宙に浮く」という状態です。オフィスに人がいれば「近くにいる人が取る」という暗黙のルールが機能しますが、リモート環境ではそもそも「近くにいる人」という概念自体が存在しません。結果として、着信履歴だけが残り、折り返しも用件の把握も後回しになりがちです。

AIが「オフィスにいる受付担当者」の役割を代行する

この構造的な問題を解決するのが、AI電話 mirai fon です。

mirai fonは、代表電話にかかってきた着信をAIが一次対応し、要件をヒアリングした上で、内容をテキストで自動的に記録・通知します。人間が物理的にその場にいる必要は一切ありません。

• 会議中でも、外出中でも、AIが代わりに電話に出て要件を聞き取る
• 通話内容は自動で記録され、あらかじめ設定した通知先(LINE・Slack・Chatwork・Google Chat・Microsoft Teams・メールなど)に届く
• 「誰が対応すべきか曖昧なまま放置される」という状態を防げる

このようにmirai fonは、リモートワーク環境において「オフィスの受付担当者」が担っていた役割を、AIがそのまま肩代わりする仕組みです。

「取次ぎ」を前提にしない、という発想の転換

従来の電話対応の発想は、「かかってきた電話に、誰かが出て、必要な人に取り次ぐ」というものでした。しかしフルリモートの環境では、この「取り次ぐ」という前提自体が機能しづらくなっています。

mirai fonが目指すのは、そもそも人間による取次ぎを前提にしない仕組みです。AIが要件を聞き取り、記録として残しておけば、担当者は自分の都合の良いタイミングで内容を確認し、必要であれば折り返せば良いだけになります。「今すぐ電話に出られる人を探す」という、リモートワークとは相性の悪い動きを、そもそも無くしてしまう発想です。

「AIに任せて大丈夫?」という不安に

新しい仕組みを導入する際、多くの経営者が気にされるのが「AIが本当にちゃんと要件を聞き取れるのか」という点です。

mirai fonは、単純に応答するだけでなく、通話内容を分かりやすく整理した形で記録・通知します。折り返しが必要な内容かどうかも、記録された内容を見ればすぐに判断できます。「AIに全て任せて、あとは知らない」という仕組みではなく、「AIが一次対応と記録を担い、最終的な判断は人間が行う」という役割分担を前提に設計されています。

こんな会社にオススメです

• オフィスを持たないフルリモート企業や、出社日を最小限にしているハイブリッドワーク企業
• 代表電話を社長個人のスマートフォンに転送しているが、会議中は結局出られない
• 「担当者不在の電話を誰が折り返すか」が曖昧なまま、社内ルールが定まっていない
• 受付担当者を新たに雇う予算や工数まではかけられない

一つでも当てはまる場合、電話対応の仕組み自体を見直すタイミングかもしれません。

まとめ:働き方の自由さを、電話対応にも

フルリモート・ハイブリッドワークという柔軟な働き方を実現した企業にとって、最後まで残ってしまいがちなのが「電話対応」という業務です。しかしそれは、単に人が対応する仕組みを見直していないだけかもしれません。

AI電話 mirai fon なら、オフィスに誰もいない状態でも、代表電話への一次対応を任せることができます。せっかく手に入れた働き方の自由さを、電話対応というボトルネックのために手放す必要はありません。

「代表電話、結局誰が出るんだっけ」——そんな悩みに心当たりがある方は、ぜひmirai fonの導入をご検討ください。